Oft ist bei Beginn der Arbeit das Ergebnis zuwenig genau definierbar, da der Lösungsweg noch nicht klar ist und sich auch die Anforderungen während der Arbeit noch ändern können. Aus diesem Grund hat sich ein schrittweises Vorgehen bewährt. Erst wenn ein Schritt abgeschlossen ist und von allen Beteiligten genehmigt wurde, wird der nächste Schritt definiert und in Angriff genommen.

Wenn die Aufgabe klar in einzelne Schritte unterteilt wird, kann das Risiko für alle Beteiligten massiv reduziert werden. Möglicherweise wird das Definieren der Schritte als zusätzlicher Aufwand empfunden. Oft wird jedoch das Ziel sogar früher erreicht, da nachträgliche Änderungen so auf ein Minimum reduziert werden können.

Der nebenstehende Vorgehensplan zeigt eine mögliche Aufteilung einer Aufgabe. Je nach Umfang und Art der Aufgabenstellung können einzelne Schritte zusammengefasst werden oder sie müssen noch feiner aufgeteilt werden. Auch die Kontrollpunkte und Zwischenziele können fast beliebig definiert werden. Wichtig ist jedoch, dass der Ablauf und die Zwischenziele für alle Beteiligten klar verständlich sind.